Pada Tanggal 22-24 Desember 2013 di adakanlah pelatihan UPK dan BP-UPK yang bertempat di Puri Cipaganti Bandung, yang di hadiri oleh 11 kecamatan yaitu Rancabali, Ciwidey, Pangalengan, Nagreg, Cicalengka, Cikancung, Cimaung, Arjasari, Ibun, Pacet, dan Kertasari.
Hari pertama jam 12.30 – 13.00 di isi dengan persiapan atau registrasi oleh para peserta, dan Jam 16.00-18.00 acara pembukaan di isi oleh Satker Kabupaten Bpk Agus Ruhyana.
Hari kedua di kelas UPK jam 08.00 – 12.00 Materi di isi oleh Faskeu Ibu Rospita S Tentang Alur Penyusunan Laporan UPK Materinya berisi tentang
1. Alur dana di UPK,
2. Administrasi keuangan UPK,
3. Titik krisis dalam administrasi,
Selanjutnya di sambung dengan Materi laporan Bulanan dan Tahunan UPK isinya tentang
- Bahan bacaan rekonsiliasi rekening,
- Penjelasan form rekonsiliasi rekening,
- Diagram pelaporan keuangan UPK,
- Pembuatan laporan keuangan,
- Penyusunan format standar buku kas operasional UPK paparan,
- Laporan penggunaan SHU,
- Panduan tutup buku, panduan bagi SHU,
- Contoh rencana kerja UPK,
- Penanganan dan pengelolaan isu strategis.
Jam 12.00 Karena terdengar adzan Dhuhur maka pemberian Materi di istirahatkan dulu selama 2 jam.
Kemudian masih dilanjut oleh Faskeu Bu Rospita dari Jam 14.00 – 17.00 tentang Materi Proyeksi arus kas dan RAPB UPK yang berisi tentang
- Perencanaan keuangan,
- Jenis2 rencana keuangan,
- Prinsip2 penyusunan anggaran,
- Pos2 dalam proyeksi arus kas,
- Pos2 dalam anggaran pendapatan dan biaya, laba/rugi atau surpus dan deficit. Materipun berakhir pukul 17.00 dilanjut dengan ishoma.
Sedangkan di kelas BP – UPK jam 08.00 – 10.00 Materi di berikan oleh FK Ibun Bpk Sapto tentang Tupoksi BP-UPK yang berisi tentang program kerja BP-UPK dan
Pukul 10.00 – 12.00 di lanjut pemberian Materi Lembar kerja BP-UPK berisi tentang , form lembar kerja pemeriksaan BP-UPK. Dari jam 12.00-14.00 para peserta pun istirahat untuk melakukan sholat dhuhur dan makan siang..
Di lanjut pukul 14.00 -17.00 Materi masih di berikan oleh FK Ibun pa Sapto Tentang Rencana Kerja BP-UPK
Hari ketiga atau hari terakhir di kelas UPK pukul 08.00 – 10.00 Materi di berikan oleh Faskab Pa Dedi tentang Penanganan Masalah yang berisi tentang
- Pengelolaan Pinjaman bermasalah,
- Penanganan pinjaman bermasalah, pola pinjaman bermasalah,
- Form hasil identifikasi bermasalah,
| Dilanjut pukul 10.00-12.00 Materi di berikan oleh Fastekab bu Hilda mengenai Standar Operasional Prosedur / SOP. |
Untuk mencapai tujuan atau sasaran, seseorang atau sekelompok orang menjalankan sejumlah kegiatan yang didukung dengan sejumlah keputusan tertentu. Untuk mewujudkan tujuan yang sama, boleh jadi orang atau sekelompok orang melakukan tahapan-tahapan kegiatan dan keputusan yang berbeda sama sekali. Si X dan Si Z dalam melakukan kegiatan organisasi sangat mungkin berbeda Di dalam organisasi, ada prosedur kegiatan yang harus dipatuhi oleh setiap orang atau setiap anggota organisasi untuk mencapai tujuan yang sama. Anggota-anggota organisasi terikat pada prosedur tertentu yang harus diikuti dan dipatuhi. Untuk melakukan kegiatan-kegiatannya dengan efektif dan efisien organisasi membutuhkan suatu prosedur operasi standar atau SOP. SOP memastikan bahwa organisasi memiliki proses yang konstan karena memenuhi standar tertulis. Dengan demikian seluruh anggota organisasi mempunyai standard yang sama. Yang jelas sistem ini mampu meningkatkan kualitas produk atau service yang ditawarkan ke konsumen agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
Sedangkan di kelas BP-UPK pukul 08.00 – 10.00 Materi Pemeriksaan Keuangan Sederhana yang di berikan oleh Faskeu bu Rospita, bahwa Sesuai dengan salah satu tupoksi FK yaitu mendorong terciptaanya mekanisme kontrol /pengawasan oleh masyarakat sendiri dan melakukan evaluasi bersama masyarakat terhadap pelaksanaan program dan kinerja pelaku PNPM Mandiri Perdesaan di Kecamatan dan Desa. Untuk itu diperlukan sebuah instrumen atau Panduan Pemeriksaan Keuangan Sederhana yang dapat dikembangkan sesuai kebutuhan dan kreativitas seorang pengawas/pemeriksa pada saat melakukan tugasnya di lapangan.
Panduan ini dibuat sedemikian rupa sehingga pemeriksaan dapat dilakukan bukan hanya oleh fasilitator, tetapi juga masyarakat sebagai pelaku dalam program PNPM MP seperti Badan Pengawas (BP UPK), Pengurus BKAD, Tim Penyelesaian Masalah, atau Tim yang ditunjuk.
Oleh karena itu, pemeriksaan perlu dilakukan secara rutin/periodik, semakin sering dilakukan semakin baik karena tindakan penyalahgunaan dana dan kesalahan dapat diantisipasi sedini mungkin. Khusus untuk FK, Pemeriksaan wajib dilakukan setiap bulan sekali, dengan cara minimal membuat rekonsiliasi rekening.
Pemeriksaaan yang lainnya dapat dilakukan oleh :
- BP UPK, Pemeriksaan dapat dilakukan sebulan sekali atau maksimal 3 bulan sekali. Terhadap kondisi yang khusus, maka Pemeriksaan dapat dilakukan sesuai kebutuhan.
- Tim yang ditunjuk oleh masyarakat melalui forum MAD, waktu pelaksanaan sesuai kebutuhan.
- Tim Independen, waktu pelaksanaan sesuai kebutuhan.
Dan pukul 10.00-12.00 Materi SOP BP-UPK yang di berikan oleh FK Ibun Bpk Sapto. Yang isinya bahwa Standar Operasional Badan Pengawas adalah dokumen administrasi yang mengatur sistematika kerja dan hubungan antar unit/lembaga/institusi terkait sesuai uraian tugasnya dalam sebuah organisasi secara terukur dan dapat dipertanggungjawabkan. Dan
Standar Operasional Badan Pengawas UPK dibuat dengan maksud agar pelaku BP-UPK dalam Pelaksanaan tugasnya yang terikat dengan perjanjian kontrak dan perjanjian kerja dengan masyarakat yang diputuskan dalam MAD, agar :
- Memahami tugas dan tanggungjawabnya dalam kegiatan pengawasan dan pemeriksaan terhadap UPK
- Mengetahui secara lebih rinci Ruang lingkup dan langkah-langkah Pengawasan
- Mengetahui dan memahami Kode etik BP-UPK dan Pendanaan Kegiatannya
- Dapat membuat pelaporan hasil pemeriksaanya secara tepat waktu dan dapat menyampaikannya kepada Forum MAD
Dokumen Standar Operasional BP-UPK ini adalah dokumen yang tidak terpisahkan dari hasil kesepakatan dalam forum Musyawarah Antar Desa dan aturan–aturan yang berlaku dalam Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) PTO PNPM MPD dan penjelasannya, serta mengikuti panduan yang telah dan akan diterbitkan oleh satker pembinaan PNPM MPD untuk kepentingan pengaturan pelaksanaan tugas lainya.
Dalam pelatihan UPK dan BP-UPK kali ini banyak peserta yang aktif dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan kepada para narasumber, sehingga suasana tidak menjadi membosankan, Akhirnya jam 13.00 acara penutupan pelatihan UPK dan BP-UPK di tutup oleh Tim Faskab. Dan di akhiri dengan acara foto2 bersama.
Demikian Semoga bermanfaat bagi kita semua.
